Jäsenblogi: Tulevaisuusajattelu palvelee viestintää

Vuonna 2023 Futures Finlandin blogia kirjoittavat jäsenemme. Heidän tekstinsä tuovat esille tulevaisuusajattelun ja jäsenistömme osaamisen moninaisuutta.

Pinja Lehtman on nähnyt digitaalisen median ja viestinnän kehityksen aitiopaikalta jo yli 20 vuoden ajalta. Tulevaisuusajattelu on hänelle sisäsynnynnäistä, koska hän on suurimman osan uraansa työskennellyt tehtävissä, joissa hyödynnetään uusimpia teknologioita ja visioita. Hän teki digitaalista tuotesuunnittelua sekä UX/UI-suunnittelua jo vuosituhannen alussa ja oli Suomen ensimmäisiä sosiaalisen median päälliköitä. Pinjan kirjoittama kirja Tulevaisuus-vuorovaikutus-viestintä ilmestyi 10.3.2023 Minean kustantamana. Hän toimii nykyään yrittäjänä No Logo Design Oy:ssa.

Tulevaisuusajattelu + viestintä = tulevaisuusviestintä

Oletko koskaan ajatellut, että tulevaisuusajattelu sopii loistavasti viestinnän suunnittelun ja tekemisen pohjaksi? Jos et, niin ei hätää. En minäkään ennen kuin aloin kirjani kirjoittamisen. Tarvitsin nimen ilmiölle, jonka huomasin tutkiessani kirjaani varten Ukrainan viestintää. He joutuivat luovimaan hyvin haastavissa viestinnällisissä olosuhteissa, joissa tarvittiin jatkuvaa ennakointia ja erilaisten skenaarioiden miettimistä. Nehän ovat tulevaisuusajattelun peruselementtejä.

Miksi tulevaisuusajattelua kannattaa käyttää viestinnässä?

Kuten hyvin tiedämme, elämme aikamoisen turbulenssin aikaa, jossa moni vanha sääntö ei enää pidä paikkaansa. Teknologian kehitys on huimaa ja talouden ennustaminenkin on vaikeaa. Sosiaalisessa mediassa tieto, ja myös valhe, kulkee salamannopeasti ja yksittäiset tviitit voivat syöstä pörssikursseja.

Sen takia tulevaisuusajattelu on omiaan joustavien ja muutoksiin mukautuvien viestintästrategioiden kehittämisessä. Se auttaa organisaatiota olemaan proaktiivinen reaktiivisuuden sijaan. Nykyään näkyy hälyttävän paljon jälkimmäistä, joka voi pahimmillaan viedä liiketoiminnalta pohjan.

Miten tulevaisuusajattelua voi käyttää viestinnässä?

Monet tulevaisuusajattelun työkalut soveltuvat viestintään suoraan tai mukaillen. Esimerkiksi ennakoinnilla voidaan havaita muutokset taloudessa tai kuluttajakäyttäytymisessä. Ennakointiin pystyy hyvin hyödyntämään viestinnästä tuttuja työkaluja, kuten median seurantaa eli monitorointia sekä älykästä kuuntelua. Medioita seuratessa on tärkeää, että huomioidaan jollain tavalla kaikki oleelliset kanavat mukaan lukien sosiaalinen media.

Älykkäällä kuuntelulla tarkoitetaan sitä, että valjastetaan koko organisaatio seuraamaan alalla ja toimintaympäristössä tapahtuvia muutoksia. Jakamalla vastuuta voidaan ennakoida tapahtumia laajasti. Esimerkiksi seuraamalla oman tehtävän kannalta oleellisia keskusteluja sosiaalisessa mediassa saadaan tietoa signaaleista eli enteilevistä merkittävistä muutoksista. Luonnollisesti isompien trendien seuraaminen kuuluu mukaan, mutta signaalit ovat ne, joista usein löytyy mahdollinen iskun paikka tai karikon välttäminen. Jos älykäs kuuntelu viedään hyvin pitkälle, pystytään tunnistamaan myös heikkoja signaaleja eli mahdollisia uusia merkittäviä ilmiöitä.

SWOT-analyysi on tulevaisuusajattelun työkalu, jota voidaan käyttää sellaisenaan viestinnän suunnittelussa. SWOT-analyysin nelikenttään laitetaan oman viestinnän vahvuudet ja heikkoudet sekä toimintaympäristöstä lähtevät mahdollisuudet ja uhat. Juuri tällä hetkellä viestinnän kannattaa olla erityisen hereillä uusien teknologioiden ja keksintöjen seurannassa. Tekoäly, lohkoketjut, kielimallit ja muut uudet teknologiat muokkaavat nyt viestintäkenttää rajusti. Tämä voi olla organisaatiolle uhka tai mahdollisuus. Jos viestinnässä onnistutaan valjastamaan uudet teknologiat tehokkaaseen käyttöön, tällä on mitä todennäköisemmin liiketoiminnallista merkitystä.

Skenaariot ovat taas tulevaisuuden kuvauksia, jotka perustuvat erilaisiin oletuksiin ja vaihtoehtoisiin kehityspolkuihin. Todennäköisimpien skenaarioiden ympärille voidaan rakentaa viestintästrategia, jolloin voidaan valmistautua tulevaan. Se on sitten makuasia, miten tällaisen joustavan viestintästrategian toteuttaa. Yhtenä vaihtoehtona voi ottaa pohjaksi omat arvot, joihin tukeudutaan tilanteessa kuin tilanteessa. Esimerkiksi Ukraina on toiminut näin viestinnässään koko Venäjän täysmittaisen hyökkäyksen ajan toimien proaktiivisesti eikä vain Venäjän viestintään reagoiden. Toisena vaihtoehtona on tehdä erilaisia polkuja valmiiksi, joilla ennakoidaan toimintaympäristössä tapahtuvia isoja muutoksia.

Mitä tulee huomioida tulevaisuusajattelun käyttämisessä viestinnässä?

Vaikka eri menetelmät auttavat organisaatioita ymmärtämään mahdollisia tulevaisuuden skenaarioita, ne eivät voi taata tarkkaa tulevaisuuden ennustamista. Esimerkiksi asiakaskohtaamisissa voi mennä jotain pahasti pieleen tai tapahtuu onnettomuus. Näissä tilanteissa yleinen varautuminen eli viestinnällinen kriisivalmius voi kuitenkin pelastaa paljolta.

Kriisiviestinnässä on paljon yhtymäkohtia tulevaisuusajatteluun. Ennakointi ei siis ole koskaan pahaksi. Se on vähän sama asia kuin kotivara. Se muodostaa selkärangan myös tulevaisuusviestinnälle, jonka päälle eri menetelmiä voidaan hyödyntää ja ollaan valmiina tulevaisuuden koitoksiin tai saadaan jopa kilpailuetua.

Pinja Lehtman