Futures Finland Ry: Tietosuoja- ja rekisteriseloste.

Päivitetty 24.3.2025

1. Rekisterinpitäjä


Futures Finland on vapaamuotoinen verkosto tulevaisuus- ja trendialan ihmisille. Verkoston lähtökohta on ammatillinen: se toimii alustana ja keskustelufoorumina niille, jotka työskentelevät tulevaisuustutkimuksen, trendien havainnoinnin, strategisen ennakoinnin ja vastaavien teemojen parissa. Futures Finlandin ydintehtävänä ja tavoitteena on edistää tulevaisuusajattelun tunnettuutta ja hyötyjä: tehdä ennakoinnista helpommin lähestyttävää.

2. FUTURES Finlandin TIETOSUOJAPERIAATTEET

Tietojesi käsittely turvallisesti on meille tärkeää. Haluamme kertoa mitä tietoja keräämme ja mihin niitä käytetään ja sinä voit päättää tietojesi luovuttamisesta meille. Kysymme vain sellaisia asioita, joita meidän tulee saada tietää, jotta voimme palvella jäseniämme, raporttien, julkaisujen tai sähköisten tiedotteiden tilaajia, tapahtumiin osallistuvia henkilöitä sekä muita asiakkaita ja yhteistyökumppaneitamme mahdollisimman hyvin ja tarjota palveluitamme, esimerkiksi tulevaisuusorientoituneiden tapahtumien järjestämistä, raporttien julkaisua tai muita palveluita.

Futures Finland sitoutuu henkilötietojen huolelliseen ja tietoturvalliseen käsittelyyn sekä luottamuksellisuuteen. Keräämme, tallennamme ja käsittelemme henkilötietoja osana toimintaamme tässä Tietosuojaselosteessa kuvattujen periaatteiden mukaisesti Euroopan Unionin Yleisiä tietosuojaperiaatteita sekä Suomen lakia noudattaen.

JOS ET HYVÄKSY TÄTÄ SELOSTETTA, ÄLÄ ANNA FUTURES FINLANDILLE HENKILÖTIETOJASI.

3. HENKILÖTIEDOT

Säilytämme tietojasi vain pystyäksemme tarjoamaan palveluitamme ja ylläpitämään suhdettamme jäseniimme, julkaisujen tai raporttien tilaajiin, tapahtumiin osallistuviin henkilöihin, sähköisille tiedotuslistoille ilmoittautuneisiin sekä muihin asiakkaisiin ja yhteistyökumppaneihin.

TIEDOT, JOTKA LUOVUTAT MEILLE JÄSENYYDEN YHTEYDESSÄ

Liittyessäsi Futures Finlandiin keräämme jäsenrekisteriimme seuraavat tiedot:

- Nimi
- Sähköpostiosoite
- Mahdollinen blogiaiheesi sivuillemme
- Puhelinnumero
- Osoite
- Kiinnostuksesi ja mahdollinen aiheesi tilaisuuden vetämiseen
- Toimiala / Yritys

- Jäsenyystiedot ja -roolit (esim. hallituksen jäsen, vapaaehtoistiimin jäsen, kunniajäsen)

-    Jäsenmaksutilanteesi

Tiedot, joita säilytämme tapahtumien järjestämistä, julkaisujen tai raporttien jakamista, sähköisille tiedotuslistoille ilmoittautuneiden tiedottamista tai muita palveluita varten, sisältävät nimen, organisaation ja sähköpostiosoitteen.  

4. TIETOJEN KÄYTTÖ

Futures Finland käyttää edellisessä kohdassa 3 kerrottuja henkilötietoja toimintansa ylläpitämiseen ja kehittämiseen. Tietoja voidaan käyttää palveluistamme viestimiseen esimerkiksi voidaksemme lähettää sinulle sähköpostia tulevista tapahtumistamme, julkaisuistamme tai muista palveluistamme. Jäsenyyden osalta säilytämme tietojasi myös, jotta voimme lähettää laskuja sekä muun muassa tiedotteita tapahtumista ja yhdistyksen toiminnasta.

Toisinaan olemme jäseniimme suoraan yhteydessä myös puhelimitse esimerkiksi tapahtuman isännöimiseen liittyen tai tapahtuman peruutuksen yhteydessä. Voimme yhdistää eri tuotteiden ja palvelujen yhteydessä kerättyjä tietoja ja tehdä niistä tilastoja tuotteiden ja palvelujen kehittämiseksi. Haluamme seurata myös jäsentyytyväisyyttä ja teemme tuotteitamme sekä asiakaskokemusta koskevia kyselyitä sekä tutkimuksia. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös yhdistyksen kirjanpitovelvollisuuksien täyttämiseksi sekä viranomaispyynnöstä lainvalvontaan.

Jotkin tapahtumien esitykset voidaan videoida esiintyjien luvalla. Niiden tallenteet varastoidaan ja jaetaan kiinnostuneille, jotka haluavat katsoa esityksen uudestaan tai katsoa esityksiä, joihin he eivät päässeet osallistumaan.

5. TIETOIHIN PÄÄSY 

Tietoihisi on pääsy vain Futures Finlandin jäsenyyden hallinnasta ja viestinnästä vastaavilla vapaaehtoistiimin jäsenillä sekä tarvittaessa hallituksella, jotta voimme mahdollistaa yllä mainittujen palveluiden tarjoamisen.


6. TIETOJEN YHDISTÄMINEN JA LUOVUTTAMINEN KOLMANSILLE OSAPUOLILLE

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille itsenäistä käyttöä varten muihin kuin tässä ilmoituksessa ilmoitettuihin tarkoituksiin. Henkilötietoja voidaan kuitenkin joutua luovuttamaan viranomaisille niin pyydettäessä. Niin ikään yhdistys varaa oikeuden luovuttaa henkilötietoja omasta aloitteestaan viranomaisille tai avustaville kolmansille osapuolille hallintomenettelyissä, joissa se joutuu selvittämään väärinkäytös- tai rikosepäilyä.

7. TIETOJEN SIIRTO EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Osa käyttämistämme sähköisistä järjestelmistä siirtää henkilötietoja Euroopan Unionin ulkopuolella sijaitseville palvelimille, esimerkiksi Amerikan Yhdysvaltoihin, jonka henkilötietojen käsittelyä koskeva lainsäädäntö poikkeaa yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimuksista.

Futures Finland ja käyttämämme palvelutarjoajat sopivat henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi Euroopan Komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen, jotta henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän Selosteen mukaisesti.

8. TIETOJEN SÄILYTYS 

Tietosi pidetään tallessa niin kauan, kun 

  • olet Futures Finlandin henkilö-, kannatus- tai kunniajäsen (seuraavan toimintakauden loppuun asti) ja/tai 

  • olet sähköisten tiedotteiden tilaaja ja/tai

  • olet tilannut tai ladannut Futures Finlandin julkaiseman raportin tai julkaisun ja annat suostumuksesi tietojesi säilyttämiseen palveluidemme tarjoamiseksi ja

  • Futures Finland on siihen laillisesti velvollinen

  • tai kunnes lopetat jäsenyytesi tai tilauksesi, tai pyydät Futures Finlandia poistamaan tietosi. Huomioithan, että jäsenyys-, tilaus- ja maksutietoja saatetaan joutua säilyttämään kokonaan tai osittain lain velvoitteista johtuen, esimerkiksi toiminnantarkastukseen, tilinpäätökseen ja seuraavan vuoden vuosikokoukseen asti.

9. Jäsenen oikeudet

Jäsenellä on oikeus tarkistaa ja pyytää korjattavaksi asiointia koskevat tietonsa sekä kieltää niiden käytön yleisen tietosuoja-asetuksen periaatteiden mukaisesti.
Futures Finland on velvollinen säilyttämään hallussaan olevien henkilötietojen luottamuksellisuuden. Tietojen tarkistamiseksi ja muuttamiseksi asiakkaan on varauduttava todistamaan henkilöllisyytensä väärinkäytösten estämiseksi.
Henkilötietoihin ja jäsenen oikeuksiin liittyvissä asioissa voit olla yhteydessä: info@futuresfinland.com

10. PALVELUN YLLÄPITÄJÄN YHTEYSTIEDOT

Rekisterin ylläpitäjä on Futures Finland Ry. Saadaksesi lisätietoja oikeuksistasi ja tietosuojakäytännöstämme, ota yhteyttä info@futuresfinland.com.

DATA PRIVACY POLICY OF FUTURES FINLAND

1.DATA CONTROLLER/REGISTRY ADMINISTRATOR


Futures Finland is an informal network for individuals interested and/or working with futures thinking and trends. The purpose of the network is professional: it functions as a platform and as a conversational forum for those working with futures thinking, observing trends, strategic forecasting and other similar themes. The core task of Futures Finland is to promote the awareness and benefits of futures thinking, and to make practicing of foresight more approachable.

2. THE DATA PRIVACY POLICY PRINCIPALS OF FUTURES Finland

Privacy and data security is important to us. We want to disclose what data we collect and how that data is being used, so that you can make informed decision about providing us with your data. We only ask information that we need to know in order for us to serve our members, subscribers of reports, publications, or electronic newsletters, event participants, and other customers and partners, and to offer our services, such as organizing future-oriented events, publishing reports, or other services. 

Futures Finland is committed to careful and confidential gathering and securing of personal data. We collect and process personal data according to the principles described in this Privacy Policy in accordance to European Union General Data Protection Regulation (“GDPR”) and applicable Finnish laws.

IF YOU NO NOT ACCEPT THIS POLICY, DO NOT GIVE YOUR PERSONAL DATA TO FUTURES FINLAND

3. PERSONAL DATA

We retain your data only to be able to provide our services and maintain our relationship with our members, subscribers of publications or reports, event participants, those registered on electronic mailing lists, and other customers and partners.

When joining Futures Finland as a member, we collect the following data:

- Name
- email address
- possible topic for a blog post to our website
- phone number
- address
- your level of interest and possible topic for hosting an event
- your field of expertise / industry / organization

- Membership details and roles (e.g., board member, volunteer team member, honorary member)

- Membership fee status 

Information we retain for organizing events, distributing publications or reports, informing those registered on electronic mailing lists, or other services includes name, organization, and email address.



4. The use of personal data

Futures Finland uses the personal data mentioned in section 3 to maintain and develop its operations. The data may be used to communicate about our services, for example, to send you emails about our upcoming events, publications, or other services. Regarding membership, we also retain your data to send invoices and notifications about events and the association's activities.

Occasionally, we may contact our members directly by phone, for example, regarding hosting an event or in case of event cancellation. We may combine data collected in connection with different products and services and create statistics to develop products and services. We also want to monitor member satisfaction and conduct surveys and research related to our products and membership experience. Some event presentations may be recorded with the presenters' permission. These recordings are stored and shared with interested parties who want to watch the presentation again or view presentations they could not attend.

Personal data may also be processed to fulfill the association's accounting obligations and for law enforcement purposes upon request by authorities.

5. Access to data

Access to your data is limited to members of the Futures Finland volunteer team responsible for membership management and communication, and if necessary, the board, to enable the provision of the services mentioned above.

6. COMBINING AND disclosing data to third parties

Personal data will not be released to third party/ies for their own independent use beyond the purposes stated in this notice.  Personal data can be released to Authorities upon request according to applicable laws. We also reserve the right to process and transfer the data to authorities and assisting 3rd parties when suspecting or prosecuting abuse or crime.

6. TRANSFERRING DATA OUTSIDE THE EUROPEAN ECONOMIC REGION (EMEA)

Some of the electronic systems we utilize will transfer personal data to servers located outside the European Union, for instance the United States of America, where the legislation for processing personal data differs from the requirements of GDPR.

Future Finland and the service providers we use, have an agreement regarding confidentiality and handling of personal data in accordance to standards set in GDPR, for instance applying standard contractual clauses approved by the European Commission in cases where data is processed outside of European Economic Area.

8.DATA RETENTION 

Your data will be kept as long as 

  • you are a personal, supporting, or honorary member of Futures Finland (until the end of the next operating year) and/or 

  • you are a subscriber to electronic newsletters and/or 

  • you have ordered or downloaded a report or publication published by Futures Finland and you consent to the retention of your data to provide our services and 

  • Futures Finland is legally obliged to do so 

  • or until you terminate your membership or subscription, or request Futures Finland to delete your data. 

Please note that membership, subscription, and payment information may need to be retained in whole or in part due to legal obligations, for example, for audit, financial statement, and the following year's annual meeting purposes.

9. MEMBER RIGHTS

A member has the right to review and request any information regarding their business to be amended and restrict the use of according to common privacy policy principles. Future Finland is obligated to preserve the confidentiality of any personal data in their possession. In order to review and amend data the customer may have to prove their identity in order to prevent any misuse. In matters related to personal data and the members’ rights, please contact info@futuresfinland.com.

10. CONTACT INFORMATION FOR SERVICE ADMINISTRATOR

The registry administrator is Future Finland Ry. For further details regarding your rights and our privacy policy, please contact info@futuresfinland.com.